Ngăn đề phòng ăn lận của viên chức - HR

Ngăn dự phòng ăn lận của nhân viên

Sự hà lạm và các kiểu ăn lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn dự phòng được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được tổ chức của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.

Cắt cử công việc cho những người

Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao tiếp tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự thụt két của họ.

Đích thân đi lấy các báo cáo của nhà băng

Không giao cho một đứa ở vị trí có thể tham ô tiền một thời cơ nào để huỷ hoặc chuyển di các chứng cứ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của nhà băng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lậu trong các trường hợp:

Những tấm séc tính sổ cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt
Các chữ ký trông mạo
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong đơn vị của bạn
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn

Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của doanh nghiệp bạn

Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của doanh nghiệp. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy đề nghị tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.

Đích thân ký từng tấm séc thanh toán   lương

Làm điều này có thể khá mất thời kì nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để bảo đảm rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy tại đây đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và đánh giá xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy bảo đảm rằng không ai có thể đổi thay giấy tờ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một account riêng ở nhà băng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào account đó một số tiền xác thực với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.

Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền

Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai viên chức trở lên để đếm và đánh giá xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy bảo đảm rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến - điều này có thể ngăn dự phòng viên chức đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nài của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và bảo đảm rằng nó được ký thác vào tài khoản của tổ chức bạn.

Cho phép viên chức kế toán được nghỉ ngơi

Một nhân viên đang thụt két công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi trộm cắp. Nhiều chủ tổ chức nhỏ đã ngạc nhiên khi phát hiện ra những viên chức có vẻ rất trung thành - vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm - lại là những người đánh cắp thực thụ. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những vết tích phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy thiết tha đề xuất những viên chức làm công tác kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời kì hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời kì này để nhờ ai đó khác nữa đánh giá sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.

Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên

Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hành kiểm toán sổ sách của bạn chí ít là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ tư túi công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi trộm cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất thần và gây sửng sốt; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ ăn gian, hãy cân nhắc việc đề nghị cụ thể "kiểm toán tìm ăn gian" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn đề phòng những kiểu bị thất thoát như vậy.

Bảo đảm rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn

Việc tham ô ăn gian thường xảy ra khi sổ sách kế toán lôi thôi và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ đơn vị, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của tổ chức bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sơ sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một viên chức kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho hà lạm gian lận mà thôi.

Bảo mật phần mềm kế toán của bạn

Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy bảo đảm rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được uỷ quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.

Quantri.Vn

Sai lầm viên chức mới dễ mắc nơi công sở

(VnMedia) - Bạn là người tìm việc xuất sắc, đã lọt vào "mắt xanh" của các nhà tuyển dụng nhưng không có tức thị mọi việc đều dễ dàng và trót lọt. Trong môi trường làm việc mới, từ cách ứng xử, cách tiếp cận công việc... Viên chức mới thường gặp không ít khó khăn, nhiều khi dễ mắc sai lầm.

Nhiều bạn trẻ san sớt rằng một vài tuần đầu làm việc ở tổ chức mới là rất quan trọng bởi đây là quãng thời gian xác định mai sau sự nghiệp của Anh chị. Bên cạnh đó, theo tâm tình của bạn trần Ngọc Bích, hiện đang làm việc cho một tổ chức du nhập thiết bị y tế ở Hà Nội: "trong môi trường làm việc mới, em vẫn không rõ mình muốn gì, thích làm công tác gì và định hướng phát triển cho bản thân như thế nào" . Sự mơ hồ ấy khiến nhiều bạn trẻ rất khó tiếp cận công việc đúng hướng, thậm chí nhà phỏng vấn cũng khó mà đưa bạn vào đúng vị trí ăn nhập.

Trong quá trình tuyển dụng và tập huấn sau tuyển dụng, nhiều chuyên gia tuyển dụng đã phải thừa nhận rằng có hai xu hướng mà nhiều nhân viên mới thường bỏ qua hoặc xem nhẹ, như chương trình huấn luyện sau tuyển dụng và luôn mong chờ được chỉ dẫn từ những viên chức cũ.

Bên cạnh đó, theo đánh giá của bà Sarah Yamagata - Giám đốc tập huấn EnWorld Group, các viên chức mới gia nhập doanh nghiệp chính là nền móng để tạo nên thành công. Nhưng sự dị biệt của mỗi nhân viên chính là động cơ làm việc.

Trong quá trình tuyển dụng và đào tạo các nhân viên mới, các chuyên gia tuyển dụng cũng có thể dễ dàng điểm mặt được những lỗi mà nhân viên mới thường mắc phải trong môi trường công sở.



Bỏ qua văn hóa công ty

Mỗi công ty đều có nét văn hóa riêng, thành ra, vào bất kỳ tổ chức nào, bạn cũng không nên bỏ qua việc tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp. Một ví dụ điển hình được Donna Farrugia, giám đốc điều hành của CreativeGroup.Com kể rằng, đơn vị ông đã yêu cầu 250 nhà điều hành lăng xê, tiếp thị chỉ ra những thách thức lớn nhất cho những ứng viên mới bắt đầu công việc. Và kết quả cứ 10 người thì có 4 người làm quen được với văn hóa đơn vị này. Do đó, lời khuyên dành cho nhân viên mới, bạn cần phải dành thời kì tìm hiểu, quan sát mọi thứ ở công ty.

Không biết gì về cấp trên

Là viên chức mới, bạn phải hiểu rõ việc tìm hiểu về cấp trên là biểu thị sự tôn trọng đối với lãnh đạo và đồng nghiệp chứ không phải là xu thế “siểm nịnh”. Điều này có nghĩa là bạn đã tìm hiểu và kiểm tra cao những thành tích mà họ đã đạt được. Bởi thế, khi gặp cấp trên hay những nhân vật xuất sắc trong doanh nghiệp, một câu “xin chào” sẽ trở nên khách khí và xã giao khi bạn không nhấn mạnh đại loại như “Tôi là nhân viên mới và tôi biết anh/chị đã dẫn đầu một dự án lớn vào năm ngoái, tôi rất muốn được làm việc cùng và học hỏi từ anh/chị”.

Nói quá nhiều về các thành công trong quá khứ

Khi bạn vào đơn vị mới, dù trước đây bạn từng là nhân vật uy tín, tiếng tăm ở một công ty nào đó, bạn cũng đừng nên kiêu ngạo, vênh váo với mọi người. Bạn nên nhớ, các đồng nghiệp không muốn nghe bạn nói câu “tôi biết” suốt ngày. Bởi vì khoe khoang quá nhiều về những thành tích bạn đã đạt được trước kia có thể khiến đồng nghiệp và sếp cảm thấy chán ngán… Tốt hơn hết, chỉ kể về những thành tích đó khi bạn đã thiết lập được một vị trí vững chãi và quan hệ tốt với các đồng nghiệp khác.

Ở đây, lời khuyên dành cho bạn, nếu muốn hòa nhập với môi trường mới, Anh chị em nên dành thời gian để hiểu về công ty và làm quen với mọi người trước khi bắt tay vào công việc.

Không thừa nhận sai trái

Mọi người đều chí ít một lần mắc sai trái nơi công sở, nhất là với những viên chức mới, sự bỡ ngỡ càng khiến họ dễ gặp phải sai trái hơn. Nhưng đừng nghĩ rằng, không nhận sai lầm, không nói cho ai biết lỗi của mình hoặc cứ đổ thừa cho người khác là êm xuôi mọi chuyện. Ở đây, bạn nên thẳng thắn nhận lỗi, bởi với một nhân viên mới, những sai lầm không phải là điều quá ghê gớm.

Đề xuất thay đổi quá sớm

Mới vào đơn vị, dù thấy có nhiều điều không hợp lý nhưng đừng vội vàng đề nghị đổi thay. Bởi đây chưa hẳn là cách là hay, thậm chí có thể gây khó chịu cho những người làm việc lâu năm tại đây. Bạn hãy dành thời kì tìm hiểu nguyên cớ bởi ở mỗi lĩnh vực đều có đặc thù riêng, cần có sự ứng biến linh hoạt chứ chẳng thể áp đặt theo một khuôn có sẵn. Bởi vậy, muốn yêu cầu thay đổi, bạn phải hiểu rõ quy trình, thủ tục hiện hành, đưa ra được lý do tại sao phải đổi thay và cách thức tiến hành như thế nào rồi mới bàn bạc với sếp.

Không chịu giao tế bằng ánh mắt và mỉm cười

Đừng quên nhìn vào mắt người đối diện khi trò chuyện, mỉm cười và nói câu “xin chào” để tạo điểm nhấn thân thiện. Những chi tiết nhỏ này sẽ đem đến hiệu quả lớn cho bạn, tạo cho bạn một hình ảnh dễ hòa đồng, chuyên nghiệp và trưởng thành.

Dành nhiều thời kì cho công nghệ và buôn chuyện

hiện tại, dân công sở phụ thuộc ngày một nhiều vào điện thoại sáng dạ và Facebook trong thời gian làm việc. Ngoài ra, ở trong một môi trường làm việc mới, bạn thậm chí không nên gửi tin nhắn trên điện thoại trong giờ làm việc hay kiểm tra Facebook. Bởi nhà tuyển dụng không trả tiền cho nhân viên để họ trò chuyện với bạn bè hay quan tâm việc khác.

Tuy nhiên, tham dự vào những câu chuyện phiếm tưởng như vô hại cũng có thể khiến nó trở nên khí giới để người khác chống lại bạn.

Mặc đồ thiếu nghiêm chỉnh

Việc ăn vận trang phục luộm thuộm hoặc không thích hợp với môi trường làm việc trong ngày trước hết đi làm sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt sếp và đồng nghiệp. Ấn tượng vẻ bề ngoài luôn quan yếu để chứng minh tác phong trong công việc. Do đó, là nhân viên mới, bạn nên tham khảo đồng nghiệp trước về tác phong trang phục của cơ quan.

Thanh Châu