Tạo dựng văn hóa phòng tránh rủi ro - Human Resources

Tạo dựng văn hóa phòng tránh rủi ro

Cần phải nuôi dưỡng văn hóa phòng tránh rủi ro cho doanh nghiệp và trách nhiệm giải trình ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp.

Từ những cuộc khủng hoảng về tính an toàn của sản phẩm đang diễn ra như vụ thu hồi sản phẩm đậu phộng, vụ melamin trong sữa và thực phẩm vật nuôi, vi khuẩn ecoli trong rau bina, và chất chì trong đồ chơi trẻ em, chúng ta thấy có một thách thức bao trùm mà các doanh nghiệp đều đang phải đối mặt: Cần phải nuôi dưỡng văn hóa phòng tránh rủi ro cho doanh nghiệp và trách nhiệm giải trình ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp.

Tránh những cuộc khủng hoảng kiểu này rõ ràng luôn là thượng sách, thay vì phải chịu tổn thất và hậu quả khôn lường khi phải đối mặt với chúng. Sự vỡ lở của những sản phẩm khiếm khuyết luôn là một thách thức trên nhiều phương diện: các vụ kiện cáo ở mọi cấp độ, các cuộc điều tra của chính phủ, các cuộc thẩm vấn tìm hiểu thông tin, khảo sát kỹ lưỡng từ phía phương tiện thông tin đại chúng, mối quan tâm từ cộng đồng đầu tư và tiềm năng của các vụ đòi bồi thường và truy tố trước pháp luật. Như chúng ta đã biết, những vụ dính líu tới tài chính có thể gây sửng sốt dư luận - trách nhiệm với hàng tỉ đô la chưa từng có, không kể tới hàng triệu đô la chi phí luật pháp. Hơn thế nữa, danh tiếng và vị thế cạnh tranh của công ty cũng đứng bên bờ vực thẳm.

Phát triển một chiến lược

Đứng trước những nguy cơ này, nhiều doanh nghiệp vẫn không có cách tiếp cận phù hợp hay có kỷ luật với quản lý rủi ro và trách nhiệm giải trình về tính an toàn của sản phẩm. Đó là một sai lầm.

Điểm cốt yếu đối với các doanh nghiệp đó là phải xem xét cách thức giảm thiểu rủi ro bằng những biện pháp như một ứng dụng có tính hệ thống của "các bài học đã được học”, hay đảm trách thực hiện rà soát quá trình đưa ra những quyết định quan trọng có liên quan tới việc sản xuất một sản phẩm. Một công ty cần phải được chuẩn bị để bảo vệ từng khía cạnh của quá trình đưa ra quyết định và quá trình hoạt động. Là một tổ chức lớn, phân quyền hay có tính chất toàn cầu, hay phụ thuộc vào các đối tác kinh doanh, các nhà cung cấp nước ngoài hay nguồn lực mở, không phải là lý do giải thích cho cho những lỗ hổng kiến thức.

Tạo dựng văn hoá tránh né rủi ro và trách nhiệm giải trình đòi hỏi quá trình giáo dục các nhân viên ở từng cấp bậc. Không phải lúc nào trực giác cũng đúng. Một "kỹ xảo” đó là thực hiện một cuộc tập dượt dành cho các nhân viên, trong một lớp học, về những từ ngữ mà các nhân viên trong các ngành công nghiệp khác đã sử dụng để chống lại công ty của họ trong phòng xử án. Truyền thông nội bộ cũng thực hiện tương tự như vậy.

Suy nghĩ trước khi nói

Tình trạng tương đối phổ biến ở nhiều doanh nghiệp là đôi khi họ rơi vào tình trạng buộc phải giải thích những bài phát biểu dài dòng dường như vô nghĩa hoặc gây bất hoà hoặc sự không rõ ràng, thiếu thận trọng trong các thư điện tử nội bộ, các bản ghi nhớ kỹ thuật và các bản báo cáo marketing. Thậm chí các bản ghi nhớ của các cuộc họp hội đồng cũng có thể trở thành những bản báo cáo có tiềm năng chứa đựng nội dung dính líu tới luật pháp.

Từ ngữ sử dụng trong những bản báo cáo này có thể có rất ít hoặc không có ý nghĩa gì khi xảy ra những vụ khủng hoảng về an toàn sản phẩm, nhưng những từ ngữ được lựa chọn một cách nghèo nàn thái quá có thể làm biến đổi động cơ của một vụ tranh chấp và làm trầm trọng thêm tính chất của vụ khủng hoảng. Trong những trường hợp cụ thể, khuyến khích kiểm tra chéo một nhân viên là giải pháp hợp lý để làm minh chứng cụ thể cho thấy những từ ngữ họ đưa vào bài viết có thể dẫn tới hiểu lầm hoặc hiểu sai như thế nào trong những năm về sau. Đây có thể là một ví dụ thực dành cho tất cả các nhân viên ở mọi cấp độ trên toàn công ty, và đó là sự đầu tư tối thiểu để tăng cường khả năng phòng tránh rủi ro.

Trong một số trường hợp, các công ty đưa sản phẩm của họ vào dùng thử nghiệm. Họ có thể khắc phục sự cố kiểm soát chất lượng, marketing hoặc các vấn đề về khoa học, y tế để xác định liệu quá trình đưa ra quyết định của họ có thể chịu được tính khắc nghiệt và sự rà soát kỹ lưỡng của cuộc kiểm tra chéo hay không.

Cố gắng tạo dựng tính nhất quán trong các thông điệp

Có thể cũng đáng để so sánh tính nhất quán của những tin tức truyền đi trong và ngoài công ty về cùng một chủ đề nào đó. Giả sử tin tức này được thực hiện bởi những cá nhân độc lập, khách quan và có kiến thức, những người đánh giá cao khả năng các nguyên đơn tiềm năng sẽ khai thác bất kỳ bản báo cáo có mâu thuẫn nào.

Đây là một phần của quá trình đánh giá rủi ro có kỷ luật, bởi vì sự thiếu nhất quán giữa những thông điệp truyền đi trong và ngoài công ty có thể là cơ sở cho những tranh chấp, khiếu nại từ phía khách hàng sau này và có thể thậm chí dẫn tới những tổn thất khôn lường hay truy tố trước pháp luật.

Các công cụ quản lý, đánh giá rủi ro sẽ dần thay đổi. Nhưng điểm cốt lõi đó là phải đưa văn hoá phòng tránh rủi ro vào quá trình suy nghĩ của người nhân viên một cách tự chủ. Từ quan điểm của ban quản trị, quan điểm đánh giá và phòng tránh rủi ro liên tục và có hiểu biết là nền tảng căn bản của công ty. Và trách nhiệm giám sát quá trình phòng tránh rủi ro thuộc về ban giám đốc.

Arvin Maskin
Theo Business Week
Mai Hương biên dịch

Công tác nhân sự

TTC - Công ty vừa nhận về ba sinh viên sắp tốt nghiệp đại học. Trên Bộ chủ trương trước hết phải thử tài sức của sinh viên rồi mới phân việc.



Giám đốc liền chỉ thị phòng nhân sự nhận họ về tập sự trong ba tháng, sau đó sẽ căn cứ vào sở trường để sắp xếp công tác cho phù hợp với khả năng từng người.

Cả ba chàng trai đều làm việc rất tích cực. Chẳng mấy chốc, ba tháng thực tập qua đi rất nhanh. Ban giám đốc Công ty tổ chức thi lý thuyết cho toàn thể nhân viên phòng kỹ thuật và ba cậu sinh viên được giao nhiệm vụ coi thi, mỗi người phụ trách một phòng thi.

Cuộc thi tiến hành vào ngày thứ sáu. Trương vẫn nghiêm túc như mọi khi. Vừa vào phòng thi, Trương liền đọc kỷ luật phòng thi, yêu cầu mọi người phải đưa hết sách dạy máy tính lên bàn giám thị, sau đó anh chàng đi từng bàn kiểm tra, lôi ra mấy quyển sách mà người dự thi giấu nhẹm để… chép vào bài thi. Trong giờ thi, Trương ngồi lỳ trong phòng thi đưa mắt quan sát từng người một, khiến không ai dám hó hé ý định quay cóp hay dùng “bửu bối”.

Còn chàng Ngô thì ngược lại. Phát đề thi xong, cậu ta xách ghế ngồi ở cửa phòng thi, cắm cúi đọc sách, thỉnh thoảng mới ngoảnh đầu liếc nhìn phòng thi khi nghe tiếng ồn ào như ong vỡ tổ.

Chàng Lý thì trước giờ thi tranh thủ phát biểu vài câu về bản thân mình, sau đó đề nghị thí sinh hợp tác với công tác giám thị của mình và chúc mọi người làm bài tốt.

Một tuần sau, Trương được điều về Trung tâm máy tính của công ty; Lý được phân công về phòng làm việc của Giám đốc Công ty; còn Ngô được đều làm công tác công đoàn của Công ty.

Trưởng phòng tổ chức, người làm công tác nhân sự của Công ty hí hửng nói với tôi:

- Cậu thấy tôi phân công đúng người đúng việc chớ?

tôi chưa kịp mở miệng, anh ta giải thích luôn:

- Cậu Trương làm việc nghiêm túc nhưng cứng nhắc, không thích hợp giao thiệp với mọi người, để cậu ta chuyện giao thiệp với máy tính là phù hợp. Còn cậu Lý tinh nhanh miệng lưỡi dẻo quẹo có thể lãnh hội được ý kiến lãnh đạo nên để cậu ấy làm việc bên cạnh lãnh đạo là đúng, cậu ta có thể phát huy thế mạnh miệng lưỡi của mình”.

Thế còn cậu Ngô ăn nói nhiều lúc ngô nghê khiến người nghe cười dở, mếu dở, sao lại phân công làm công tác đoàn thể?

Trưởng phòng nhân sự vỗ vai tôi giải thích:

- Công tác đoàn thể, tức công tác quần chúng ấy mà, có một số việc nói rõ ra nhiều khi hiệu quả lại không tốt, thậm chí lại rước thêm tai họa. Chẳng hạn, khi cán bộ nhân viên gặp nỗi bất bình tìm đến anh, anh nhẫn nại lắng nghe nhưng đáp không đâu vào đâu khiến người nghe chẳng hiểu mô tê ra sao, như thế vừa làm nản lòng người thắc mắc lại vừa làm yên lòng lãnh đạo cấp trên. Khả năng làm công tác quần chúng giỏi là ở chỗ đó.

Tôi còn chưa hết ngạc nhiên trước cách thức làm công tác tổ chức nhân sự đó thì trưởng phòng nhân sự lại tiếp:

- Ông bạn quý mến ơi, làm công tác nhân sự tức là phải biết dùng người như dùng đồ vật!

THẦY ĐỀ (rút gọn) - UÔNG QUÂN (Trung Quốc)