Các bước xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART

 Bài viết hôm nay cùng Nguonnhansu tìm hiểu về cách xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Đừng bỏ lỡ các bạn nhé!

1. Tạo nên các mục tiêu chiến lược

Tạo ra mục tiêu chiến lược là bước đầu trong xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Doanh nghiệp có thể sử dụng mục tiêu chiến lược để định hướng, định vị cách áp dụng KPI phù hợp. 

Muốn xây dựng các mục tiêu chiến lược, bạn cần căn cứ dựa trên tuyên bố về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu phát triển cũng như tham vọng của tổ chức. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn thay vì chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trước mắt. Sau đó, cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan và khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. 

2. Đưa các mục tiêu trở nên SMART

Ứng dụng SMART mang lại những giá trị tích cực trong công việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên biến các mục tiêu trở nên SMART để đưa doanh nghiệp tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí bỏ ra.

3. Xác định KPI để theo dõi và đo lường hiệu quả của mục tiêu

Khi thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần xác định KPI để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. KPI sẽ giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

Trong xây dựng KPI, đối với mỗi mục tiêu, hãy tìm ra và gắn mục tiêu đó với KPI cụ thể để theo dõi và đo lường mục tiêu. Ngoài ra, bạn cần định vị cụ thể cho các KPI để xác định mục tiêu sẽ cần đạt được điều gì hay trông như thế nào.

4. Xây dựng kế hoạch hành động

Để xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của SMART là hệ thống giúp xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy vậy, áp dụng SMART mà không hành động thì cũng không giúp đội ngũ đạt được KPI.

5. Theo dõi KPI thường xuyên

Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART sẽ không hiệu quả nếu không được nhìn nhận một cách linh hoạt. Theo dõi thường xuyên không chỉ giúp nhà quản lý có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPI kịp thời.

Trên đây là cách xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Thông tin chi tiết sẽ có trong những bài viết tiếp theo nhé!

Phân loại KPI và các cấp độ KPI trong doanh nghiệp bạn nên biết

 "KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số dùng để đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc". Trong bài viết hôm nay, cùng tìm hiểu các loại chỉ tiêu KPI và cấp độ KPI trong doanh nghiệp nhé!

1. Phân loại chỉ tiêu KPI

1. KPI vận hành

KPI vận hành khá phổ biến nhất trong doanh nghiệp và thường được áp dụng trong thời gian ngắn. Chỉ số KPI này giúp chúng ta biết được các công việc của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đang diễn biến như thế nào. 

Do đó, KPI vận hành hướng tới hiệu suất và tiến độ công việc nên mang tính cụ thể và rõ ràng. Ví dụ: KPI của vị trí SEO content thường được đo lường bởi số lượng bài viết theo tuần/tháng, số người tiếp cận, số từ khóa lên top, …

2. KPI chiến lược 

Trái ngược với KPI vận hành thì KPI chiến lược là chỉ số cấp cao và áp dụng cho những nhà quản lý, CEO của doanh nghiệp. Thay vì đo lường các chỉ số cụ thể trong công việc, KPI chiến lược hướng tới tầm nhìn lớn hơn, gắn với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI của CEO có thể là mở chi nhánh mới, tăng trưởng lợi nhuận, …

2.3 KPI sơ cấp 

KPI sơ cấp được dùng để dự đoán hiệu suất công việc trong tương lai. Loại KPI này tương đối khó xây dựng vì nó phụ thuộc nhiều vào thực tế triển khai hoặc các tác động khách quan bên ngoài như nhu cầu thị trường, xu hướng mới, …

2.4 KPI thứ cấp 

KPI thứ cấp là KPI được sử dụng để xác định kết quả của hiệu suất công việc đã hoàn thành trong quá khứ. KPI thứ cấp dễ dàng đo lường được vì chỉ cần dựa vào dữ liệu trong quá khứ.

2. Các cấp độ KPI trong doanh nghiệp

KPI trong doanh nghiệp thường có 3 cấp độ là KPI công ty, KPI phòng ban và KPI cá nhân. 

2.1 KPI công ty

Chỉ số KPI công ty thường tập trung vào “bức tranh” tổng thể và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, KPI công ty là bộ KPI cấp cao, hướng tới mục tiêu chung và mang tính chiến lược.

2.2 KPI phòng ban

Trong một doanh nghiệp có nhiều phòng ban khác nhau như nhân sự, kinh doanh, kỹ thuật, marketing, … với tính chất công việc riêng biệt. Vậy nên, mỗi phòng ban này sẽ xây dựng và triển khai bộ chỉ tiêu KPI không giống nhau.

2.3 KPI cá nhân

KPI cá nhân phụ thuộc rất nhiều vào KPI phòng ban. Đây là KPI cụ thể để trực tiếp đo lường hiệu quả làm việc, tiến độ công việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Trên đây là phân loại KPI và các cấp độ KPI trong doanh nghiệp. Mong rằng với bài viết hôm nay, bạn sẽ hiểu hơn về chỉ tiêu đo lường tuyệt vời này nhé!

KPI là gì? Vai trò của chỉ số KPI trong doanh nghiệp hiện nay

 KPI là một công cụ đo lường hiệu quả công việc, hiệu suất làm việc hàng đầu hiện nay. Cùng tìm hiểu KPI là gì và vai trò của nó là gì nhé!

1. KPI là gì? 

Hiện nay, khi nói về KPI, trong giới Quản trị nhân sự đang tồn tạo 3 kiểu định nghĩa. Mặc dù trong tiếng Anh, KPI chỉ đơn giản là Key Performance Indicators. 

- Định nghĩa 1: “KPI là một công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể”

KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm tìm kiếm, mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mọi thành viên trong tổ chức đưa ra được kế hoạch, định hướng tốt hơn. 

- Định nghĩa 2: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc quan trọng”

Định nghĩa này thường được dùng bởi những ai tiếp xúc với KPI như các HR chuyên đánh giá, HRM hoặc người đã tìm hiểu, qua các lớp đào tạo về KPI cơ bản.

- Định nghĩa 3: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả cốt yếu”

KPI này chỉ số cốt yếu, ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức hoặc được theo dõi và giám sát bởi lãnh đạo. Đây là định nghĩa phức tạp nhất mà giới chuyên gia - người tìm hiểu sâu hay thiên hướng đi vào học thuật mới sử dụng. 

2. Tác dụng chính của KPI

Xây dựng KPI cho từng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giúp nhân viên xác định rõ ràng các mục tiêu cần đạt. Bên cạnh đó cũng tạo động lực cho mỗi cá nhân hoàn thành tốt công việc của mình.

• Nhờ KPI của từng nhân viên, doanh nghiệp dễ dàng xác định: 
• Mức khen thưởng nhằm nâng cao tinh thần làm việc.
• Tạo cơ sở để xác định các nội dung đào tạo nhân việc.
• Hướng nhân viên hành xử theo văn hóa doanh nghiệp.

3. Vai trò của KPI trong doanh nghiệp

KPI nắm giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể: 

- KPI giúp đo lường mục tiêu hiệu quả

- KPI tạo nên môi trường tốt để học hỏi

- KPI giúp tiếp nhận thông tin quan trọng nhanh chóng

- KPI tạo động lực làm việc của nhân viên

- KPI nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân

Mong rằng với những chia sẻ về KPI đã giúp bạn có thêm hiểu biết về chỉ số đặc biệt này. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và kiểm soát tiến độ công việc, hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Khám phá cấu trúc Thẻ điểm cân bằng (BSC)

 Cấu trúc Thẻ điểm cân bằng (BSC) bao gồm 4 yếu tố được coi là 4 thước đo của hiệu quả công việc, năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Vậy 4 yếu tố này là gì? Cùng tìm hiểu nhé!

1. Thước đo tài chính 

Dựa trên thước đo tài chính, BSC giúp doanh nghiệp đo lường, kiểm tra các kết quả về mặt tài chính như chi phí cố định, chi phí khấu hao, lợi nhuận thu về, lợi tức đầu tư, ... Mặc dù không phải yếu tố nào cũng dễ dàng đo đếm được ngay sau khi thực hiện nhưng chúng là sự xác nhận cho hiệu quả của hoạt động đó. 

Trong thời hiện đại, tài chính không phải thước đo duy nhất mà bạn cần quan tâm bởi chúng chỉ là một phần trong quy trình tổng thể. Hiểu đơn giản là doanh nghiệp có thể thu về rất nhiều tiền nhưng luôn tồn tại rủi ro nhất định. 

2. Thước đo khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của một doanh nghiệp, công ty. Bởi chính khách hàng là người sẽ tạo nên doanh thu của cả hiện tại và tương lai. Thước đo này dùng để trả lời câu hỏi: khách hàng đang thấy doanh nghiệp như thế nào? Từ đó, bạn dễ dàng đưa ra các mục tiêu và kế hoạch thực hiện hướng tới sự hài lòng của khách hàng. 

3. Thước đo quá trình hoạt động nội bộ

Nội bộ là một phần không thể thiếu trong một tổ chức. Một doanh nghiệp có hoạt động trơn tru hay không là do chính quá trình làm việc và vận hành của đội ngũ nhân viên. Thước đó quá trình nội bộ trong BSC giúp doanh nghiệp tự đánh giá, rà soát và rút ra bài học. 

Doanh nghiệp nên rà soát thường xuyên các quy trình nội bộ để phân loại đâu là bộ phận đã làm tốt và đưa là điều chưa phù hợp. Sau đó là đưa nhiệm vụ cải thiện các lỗ hổng của quá trình hoạt động nội bộ vào trở thành mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. 

4. Thước đo học tập và phát triển

Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới sự phát triển doanh nghiệp đó là chất lượng nguồn nhân lực và công cụ hỗ trợ làm việc. Mọi nhân tố đều có thể học hỏi, trau đồi tốt hơn song hành với sự tiến bộ không ngừng của khoa học - công nghệ. 

Bốn thước đo trong Thẻ điểm cân bằng (BSC) được sắp xếp theo một trật tự nhất định, có sự liên kết và ảnh hưởng lẫn nhau từ dưới lên trên theo kế hoạch đã đặt ra từ trước. 

Ứng dụng của Thẻ điểm cân bằng (BSC)

 Ứng dụng của phương pháp BSC đối với doanh nghiệp như thế nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Kiểm soát các dữ liệu quan trọng

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đang phải đối mặt với tình trạng quá tải dữ liệu. Vậy nên, bước đầu tiên doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược và đưa nó vào một nền tảng tập trung. Từ đó, bạn có thể xác định được một tập hợp các thước đo cho những người liên quan và biết họ đang làm như thế nào. 

2. Đo lường và đánh giá các yếu tố mục tiêu trong doanh nghiệp

Để đo lường và đánh giá mục tiêu, bạn có thể sử dụng hệ thống ký hiệu với nhiều màu sắc khác nhau để đánh dấu các yếu tố mục tiêu. Chẳng hạn, phương pháp BSC với màu sắc như sau: 

- Màu đỏ: thước đo mục tiêu cần được trợ giúp thêm hoặc một số nguồn lực bên ngoài được phân bổ để đưa mọi thứ đi đúng hướng. 

- Màu vàng: mục tiêu hay thước đo sắp đi đúng quỹ đạo hoặc có thể tự điều chỉnh. 

- Màu xanh: mọi thứ đang đi đúng hướng - mục tiêu đã đưa ra. 

3. Dựa vào KPI để đánh giá các mục tiêu định kỳ

KPI được xem là một công cụ quản lý hiệu suất hiệu quả giúp người dùng giao trách nhiệm cho nhân viên và là tiêu chí để đánh giá học đã làm đúng chiến lược chưa. 

Muốn đạt được hiệu quả tốt, hãy áp dụng phương pháp BSC và KPI. Phụ thuộc các yếu tố mục tiêu mà doanh nghiệp có thể đặt ra các KPI khác nhau. Từ đó, bạn có thể kiểm soát tốt công việc và điều chỉnh hợp lý. 

4. Kết nối các mục tiêu với nhau

Với chiến lược hay kế hoạch đã đề ra, bạn sử dụng phương pháp BSC để đo lường. Hiệu quả sẽ cao hơn nếu bạn gắn mục tiêu nào đó. Vậy nên, doanh nghiệp nên giao nhiệm vụ kèm KPI cho nhân viên và kết nối các mục tiêu với nhau bằng mũi tên. 

Trên đây là ứng dụng của Thẻ điểm cân bằng trong doanh nghiệp. Mong rằng qua bài viết này bạn sẽ hiểu hơn về công cụ quản trị hàng đầu này nhé!

Ưu và nhược điểm của Thẻ điểm cân bằng (BSC) bạn nên biết?

 Bất kỳ hệ thống nào cũng có những ưu và nhược điểm và BSC cũng vậy. Cùng tim hiểu trong bài viết này nhé!

Ưu điểm của Thẻ điểm cân bằng (BSC) 

- BSC mang lại cấu trúc của chiến lược

Thẻ điểm cân bằng (BSC) là cách thức hợp lý, có cấu trúc giúp người lãnh đạo được bao phủ dễ hiểu. BSC giúp giữ mục tiêu của doanh nghiệp ở trung tâm, sử dụng các đo lường cụ thể để theo dõi tiến trình hành động. 

- BSC giúp truyền thông chiến lược dễ dàng hơn

Khi doanh nghiệp đã có mục tiêu và chiến lược cụ thể. việc triển khai truyền thông trở nên dễ dàng hơn. Thứ nhất, BSC giúp nhân viên hiểu rõ kễ hoạch. Thứ hai, BSC giúp đối tác nắm được chiến lược cơ bản, việc trao đổi và hợp tác cũng vì thế mà thuận lợi hơn. 

- BSC gắn kết các dự án với nhau

Một ưu điểm của BSC đó là đảm bảo cả hệ thống đi đúng hướng. Doanh nghiệp xác định được mục tiêu chung, để đặt ra các chiến lược cụ thể. Các dự án dễ dàng liên kết và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện. 

- BSC cải thiên hiệu suất báo cáo

BSC là công cụ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình, kết quả đạt được hay sự cố phát sinh. Các nhà quản lý có thể kiểm tra, đánh giá các hoạt động đang diễn ra và hiệu quả thế nào. Từ đó, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện hoạt động. 

Nhược điểm của Thẻ điểm cân bằng (BSC) 

- BSC cần sự hỗ trợ từ lãnh đạo để thành công

- BSC không nên được sao chép chính xác từ các ví dụ

- Vấn đề khi quản lý thủ công

BSC là một công cụ quản trị hàng đầu hiện nay. Để BSC phát huy hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp nên linh hoạt với BSC, áp dụng sao cho đứng với tình hình, thực trạng hiện tại. 

Thẻ điểm cân bằng (BSC)

 Trong bài viết này, cùng tìm hiểu về BSC - Thẻ điểm cân bằng là gì và vai trò của BSC nhé! Bạn đừng bỏ qua đấy nhé! 

1. Thẻ điểm cân bằng (BSC) là gì? 

BSC hay Balanced Scorecard nghĩa là Thẻ điểm cân bằng/Thẻ cân bằng điểm. BSC nói một cách dễ hiểu là một công cụ giúp doanh nghiệp cụ thể hóa mục tiêu và chiến lược của mình. Mục đích ban đầu của BSC là gì là cân bằng các chỉ số tài chính với định hướng giá trị trong tương lai của đơn vị. 

Hơn thế, Thẻ điểm cân bằng còn là công cụ cung cấp thông tin nhanh chóng về tiến trình thực thi các mục tiêu cụ thể. BSC có thể là bộ khung xương, là nền tảng để tổ chức đánh giá hiệu suất. Nó giúp doanh nghiệp quản trị chiến lược và đưa ra những giải pháp xử lý nhanh chóng, kịp thời. 

2. BSC và những thành tích đáng ngờ

- Theo Gartner Group, BSC là công cụ được sử dụng tại hơn 50% doanh nghiệp lớn tại Mỹ.

- BSC được công nhận là một trong những ý tưởng kinh doanh có tác động lớn nhất từng được trình bày ở Harvard Business Review.

- Theo số liệu thống kê của hiệp hội BSC Hoa Kỳ, 65% trong số 1000 doanh nghiệp lớn nhất thế giới đã ứng dụng BSC vào quản trị chiến lược.

- Theo Nghiên cứu của Bain & Co, năm 2012, BSC nằm trong top 5 công cụ quản trị được ứng dụng rộng rãi nhất trên thế giới. BSC đã xuất hiện và được sử dụng ở hơn 100 quốc gia.

- Theo khảo sát toàn cầu của 2GC, BSC được 73 doanh nghiệp từng vận dụng đánh giá là giúp đạt hiệu quả cao hơn khi chưa vận dụng. 

- Năm 2014, BSC đứng thứ 6 trong top 10 công cụ quản trị được doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất.

3. Vai trò của Thẻ điểm cân bằng (BSC) trong doanh nghiệp 

3.1 BSC là một hệ thống quản lý

BSC là gì. đó là một hệ thống quản trị chiến lược. Đây là phương pháp giúp chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu và hành động cụ thể. 

BSC đóng vai trò như một "người" giám sát, thiết lập và theo dõi các chiễn lược của mình. Đồng thời, BSC giúp loại bỏ những thứ thà thãi, sắp xếp công việc theo mục tiêu chung. 

2. BSC là một hệ thống đo lường

BSC là công cụ giúp đo lường nguồn lực, hoạt động đang triển khai đến đâu và năng suất, hiệu quả công việc thế nào. BSC cũng hỗ trợ đánh giá quy trình thực tế với chiến lược đề ra. Nhìn chung, BSC cho phép doanh nghiệp nhìn ra tương lai và viễn cảnh của chiến lược.

Với BSC là gì, doanh nghiệp xác định được liệu kết quả có đạt được như mục tiêu đã đề ra hay không. Cùng với KPI, BSC là công cụ giúp hiện thực hóa chiến lược của doanh nghiệp.

3. BSC là một công cụ trao đổi thông tin

Theo một khảo sát, BSC đóng vai trò quan trọng giúp trao đổi thông tin trong doanh nghiệp. Khi chưa áp dụng BSC, dưới 50% nhân viên nhận thức đúng và hiểu rõ về kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Và sau một năm thực hiện BSC, đã có gần 87% người hiểu về kế hoạch đó.

Cho nên, BSC giúp trao đổi thông tin. Nó giúp mọi người hiểu rõ hơn về chiến thuật, hoạt động cụ thể đang diễn ra trong doanh nghiệp. Từ đó, BSC hỗ trợ nhân viên định vị được thương hiệu và vai trò của mình.